Základnou podmienkou funkčnosti a prevádzkovania VRP je mať spoľahlivé a stále pripojenie na internet. Veľkou výhodou je jej variabilita – virtuálnu pokladnicu je možné používať na klasickom stolovom počítači či notebooku, alebo prostredníctvom smartphonu cez mobilnú aplikáciu. K týmto koncovým zariadeniam musí byť pripojená tlačiareň na tlač dokladov.
Podnikateľ môže súbežne používať na prijímanie tržieb v hotovosti ERP aj VRP. Taktiež sa môže počas roka rozhodnúť pre zrušenie ERP a následne pre začatie používania VRP, pričom uvedené platí aj naopak. Ak sa podnikateľ rozhodne, že už viac nechce využívať VRP, v prostredí VRP vyplní údaje formulára Oznámenie o ukončení používania virtuálnej registračnej pokladnice.
Problém pri zavádzaní online pokladníc je, že nie všetci obchodníci majú prístup na internet.
Registrácia do virtuálnej registračná pokladnice
Pre používanie VRP je potrebné podať Žiadosť o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice. Žiadosť je online dostupná na webovej stránke vrp.financnasprava.sk. V žiadosti vypíšete povinné údaje o podnikateľovi. Pre registráciu sa zadávajú tieto údaje: obchodné meno, DIČ, štvormiestny PIN kód (zvolíte si ho sami, nesmiete ho však zabudnúť, lebo ho budete zadávať pri prvom prihlásení do VRP), typ právnického subjektu (fyzická alebo právnická osoba), adresa trvalého pobytu a miesta podnikania (v prípade fyzickej osoby) alebo adresa sídla právnickej osoby, typ predajného miesta (ambulantný predaj, prenosná pokladnica, štandardná pokladnica), špecifikácia predajného miesta (v prípade ambulantného predaja alebo prenosnej pokladnice) a adresa predajného miesta (v prípade štandardnej pokladnice).
Vypísaniu žiadosti treba venovať náležitú pozornosť a vyvarovať sa chýb, lebo v prípade chybne zadaných údajov daňový úrad vyžaduje ich opravu, čo značne predĺži proces pridelenia kódu do VPR. Vyplníte žiadosť, uložíte ju vo formáte PDF a vytlačíte. Žiadosť potom podpíšte a jej naskenovanú verziu môžete poslať elektronicky ako prílohu Všeobecného podania na portáli finančnej správy v časti register. Takisto ju môžete podať buď osobne v podateľni ktoréhokoľvek daňového úradu, alebo ju zaslať poštou hociktorému daňovému úradu.
Registrácia do VRP je bezplatná. Ak vypisujete žiadosť ručne, treba ju vypísať dva razy. Žiadosť musí obsahovať spomínaný PIN kód potrebný na prvé prihlásenie a ktorý zároveň slúži ako doklad o podaní žiadosti.
V žiadosti môžete uviesť len jedno z predajných miest. V prípade, ak chcete používať VRP na viacerých predajných miestach (napríklad ambulantný predaj a stála prevádzkareň), musíte vyplniť dve žiadosti.
Po overení údajov uvedených v žiadosti vás pracovníci daňového úradu zaregistrujú a pridelia vám kód VRP. Prihlasovacie údaje na prístup do internetovej aplikácie VRP a samotný kód VRP vám daňový úrad doručí poštou v bezpečnostnej obálke do vlastných rúk na adresu, ktorú o vás daňový úrad eviduje v systéme. Prihlásiť sa do aplikácie VRP budete môcť až po doručení týchto údajov.
Treba zdôrazniť, že podnikateľské subjekty, na ktoré sa podľa § 14 daňového poriadku vzťahuje elektronická komunikácia, sú povinné daňovému úradu doručovať žiadosti o pridelenie VRP len v elektronickej forme.
Rovnako je dôležité starostlivo pristupovať k uchovávaniu prihlasovacích údajov, lebo ak sa používateľ prihlási päťkrát nesprávne, prístup mu bude na určitú dobu zamietnutý. Až po uplynutí doby blokovania mu bude prístup opäť umožnený.
Overenie dokladu z virtuálnej registračnej pokladnice
Daniari v snahe zabrániť vydávaniu falošných alebo neplatných dokladov spustili pre zákazníkov bezplatnú aplikáciu s názvom Over doklad, ktorá slúži na kontrolu dokladov vystavených pomocou VRP. Aplikácia je určená pre tzv. chytré telefóny, teda pre Android či iPhone. Každý doklad, vystavený cez VRP, obsahuje unikátny QR kód. Zákazník len naskenuje kód z vytlačeného pokladničného dokladu a overí, či je doklad platný. Bloček musí obsahovať daňový kód elektronickej registračnej pokladnice (DKP), dátum, čas, celkovú sumu platenej ceny, ochranný znak a už spomenutý unikátny identifikačný kód reprezentovaný vizuálne formou QR kódu. Zákazník má tak možnosť overiť si, či vytlačený doklad z VRP nie je falošný alebo nejako pozmenený. V prípade falošného bločku ho môžu spotrebitelia nahlásiť priamo finančnej správe.
Kto môže používať virtuálnu registračnú pokladnicu
Všetci podnikatelia, ktorých sa týka povinnosť evidovať tržby v registračnej pokladnici, môžu používať VRP bez akéhokoľvek obmedzenia. Podnikateľ sa môže rozhodnúť, či bude používať klasickú elektronickú pokladnicu alebo VRP.
Donedávna mala VTR obmedzenie, mohli ju používať len podnikatelia, ktorí za obdobie jedného kalendárneho mesiaca nevyhotovili viac ako 3 000 pokladničných dokladov. Od 1. 9. 2017 nadobudla účinnosť novela zákona č. 180/2017 Z. z., ktorou sa mení a dopĺňa zákon
č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov, ktorou bol zrušený stanovený limit počtu vydaných pokladničných dokladov pri používaní VRP. Znamená to, že podnikatelia nebudú limitovaní počtom vydaných pokladničných dokladov a budú môcť používať VRP bez ohľadu na to, koľko vydaných pokladničných dokladov (bločkov) vyhotovia v jednom mesiaci.
Podnikatelia, ktorí museli ukončiť používanie VRP z dôvodu prekročenia limitu počtu vydaných dokladov (platného do 31. 8. 2017), môžu znovu začať používať VRP. Musia však opätovne prejsť procesom registrácie – podnikateľ musí podať Žiadosť o pridelenie kódu virtuálne registračnej pokladnice.
Výhody používania virtuálnej registračnej pokladnice
Oproti klasickej elektronickej registračnej pokladnici má virtuálna pokladnica viacero výhod, ktorých základom je znižovanie administratívnej záťaže podnikateľov.
- Nemusíte viesť pokladničnú knihu, údaje z pokladnice idú cez web priamo daniarom
- žiadne servisné poplatky
- nie je potrebné robiť dennú, prehľadovú alebo intervalovú uzávierku
- podnikateľský subjekt nie je viazaný na používanie jedného zariadenia
- aplikácia dostupná cez počítač, tablet alebo mobilný telefón
- rýchla a jednoduchá konfigurácia predajných položiek
- v prípade zmeny predajného miesta stačí túto skutočnosť len ohlásiť (pri klasickej ERP treba daňovému úradu predložiť knihu ERP)
- odpadá povinnosť archivovať uzávierku 5 rokov ako pri ERP
- ľahšie skladovanie dát a žiadne náklady na ochranu uložených údajov